Re: 嘱託は具体的にどんな仕事をするのですか？

もっとも問い合わせが多い質問に対する回答(例：書類の書き方など）についてのマニュアルはあるかと思います。ただ、マニュアル通りにいかないことも多々あります。

市役所ではありませんが、昨年9月から民間でビル管理の一般事務職をしています。
電話での問い合わせ対応で最も多いのが、物件の募集状況（不動産も扱っているので、専用端末で検索し、空室状況、退去予定日がある場合は、いつ退去予定か、賃料、管理費など）を画面を見ながら回答します。また、内見依頼書の到着確認(ファックスでの送信がほとんど）と届いたことに対するお礼と内見方法の案内、申込中の物件の進捗状況はもちろん、一般の入居者からの問い合わせ(例：設備故障等）も対応します。それと並行して、図面、空室一覧、設備関係はサービスカードといった具合に、それぞれの取引先にファックス送信またはメール送信です。

最初は慣れることに時間がかかるかと思いますが、「わからないことは恥ではない」ので、教わったことは常にマニュアルに加筆、よく使う書類はサンプルを作っておいて、何処を編集するかなどを赤字で書いておくとスムーズです。

また、電話と来客対応で問い合わせが発生したら、ノートを2冊用意しておき、「どこから(誰から）どんな用件で電話または窓口での問い合わせがあったかを電話・来客対応がない時間帯にまとめておきましょう。そして、それを読み返して、どう対応するかを考えたり、他の職員さんの対応ぶりを見て、研究したほうがいいです。電話対応の時、いつもそうしています。

ジャンルが違うのでお役にたつかどうかわかりませんが、参考にしていただければ幸いです。